No passado dia 26 de fevereiro, a INCENTEA Moçambique realizou o Webinar FileDoc – “Digitalização e Gestão Documental Inteligente”.
A sessão reuniu profissionais de diversos sectores que procuravam compreender como transformar processos documentais tradicionais em fluxos digitais estruturados, seguros e eficientes.
O Contexto: Porque a Gestão Documental Ainda é um Desafio
A abertura esteve a cargo de Rosângela Tavares, Diretora da INCENTEA Moçambique, que contextualizou a realidade de muitas organizações no país. Apesar da evolução tecnológica, continua a verificar-se uma forte dependência de documentos em papel, validações manuais e informação dispersa por múltiplos sistemas e e-mails. Esta fragmentação não só compromete a organização interna, como também impacta diretamente a produtividade, o controlo e a capacidade de crescimento.
A Solução: O Que é o FileDoc?
A apresentação técnica foi conduzida por Paulo Pires, que demonstrou de forma prática como o FileDoc responde a estes desafios. A solução permite centralizar toda a documentação num repositório único, estruturar processos de aprovação e garantir rastreabilidade total da informação, promovendo uma gestão documental verdadeiramente inteligente.
Com mais de 200.000 utilizadores e presença internacional, a solução permite substituir totalmente o papel, garantindo segurança, rastreabilidade e conformidade legal.
Demonstração Prática: Os Momentos-Chave
Durante a demonstração ao vivo, foi apresentado um cenário real de registo automático de faturas. O sistema identifica os principais dados do documento, classifica-o automaticamente e inicia o respetivo workflow de aprovação, eliminando tarefas repetitivas e reduzindo significativamente o risco de erro humano.
Integração com ERP
Foi igualmente evidenciada a integração bidirecional com ERP, nomeadamente com o Cegid PRIMAVERA, permitindo que a informação flua de forma consistente entre sistemas. Esta integração assegura que os dados registados no FileDoc alimentam o ERP e vice-versa, garantindo coerência, controlo financeiro e rastreabilidade operacional.
Workflow Estruturado de Aprovação
Outro momento relevante foi a demonstração dos workflows estruturados, onde se tornou visível a definição de regras automáticas baseadas em níveis hierárquicos ou valores financeiros. O sistema permite acompanhar cada etapa do processo, identificar documentos pendentes e emitir alertas de prazo, reforçando a disciplina organizacional e o cumprimento de procedimentos internos.
Assinatura Digital e Controlo de Versões
A funcionalidade de assinatura digital e o controlo de versões reforçam a segurança e a conformidade legal, assegurando que cada documento mantém um histórico completo de alterações, aprovações e acessos. Este nível de controlo torna-se essencial em contextos de auditoria ou exigências regulatórias.
No final, ficou clara uma mensagem central: a digitalização documental não é apenas uma questão tecnológica. Trata-se de uma decisão estratégica que influencia diretamente a eficiência operacional, a redução de custos e a qualidade da tomada de decisão. Organizações que estruturam a sua informação estão mais bem preparadas para crescer de forma sustentável, competitiva e resiliente.
Com esta iniciativa, a INCENTEA Moçambique reforça o seu compromisso em apoiar o mercado nacional na transformação digital, disponibilizando soluções integradas e uma abordagem consultiva orientada para resultados concretos.
Assista à gravação do webinar e conheça os benefícios da Digitalização e Gestão Documental Inteligente na sua organização.
Filedoc
Software de gestão documental e automação de processos que centraliza documentos e emails, automatiza workflows e utiliza Inteligência Artificial para aumentar a eficiência, segurança e controlo da informação.
iSmart Analytics + Sage X3
Esta solução passa pela colocação de postos de recolha (terminais táteis), onde os operadores dão os inputs sobre as operações realizadas, tempos, interrupções de produção, etc..
