DeCA 2026: la digitalización del transporte de mercancías

DeCA: la digitalización obligatoria del documento de control de transporte

Más que una simple sustitución del papel, el DeCA supone una oportunidad para mejorar la eficiencia operativa, reforzar la trazabilidad de los servicios de transporte, reducir cargas administrativas y facilitar el cumplimiento normativo.

¿Qué es el DeCA?

El Documento de Control Administrativo electrónico (DeCA) es la versión digital del documento de control exigido para la realización de transporte público de mercancías por carretera en España.

No se trata de un documento nuevo ni incorpora información adicional respecto al documento de control tradicional. Su finalidad continúa siendo acreditar la existencia y legalidad de una operación de transporte mediante la identificación de elementos esenciales como:

• Datos de la mercancía.
• Origen y destino.
• Cargador y transportista.
• Vehículo utilizado.
• Condiciones del servicio.

La principal novedad es que deberá generarse y gestionarse electrónicamente desde su origen, garantizando la integridad, disponibilidad y trazabilidad de la información durante todo el ciclo de vida del transporte.

Fecha de entrada en vigor

La Ley 9/2025 establece que la digitalización será obligatoria a los diez meses de su entrada en vigor, lo que sitúa la fecha efectiva en el 5 de octubre de 2026. Desde ese momento será obligatorio utilizar documentación digital para:

• El documento de control administrativo del transporte público de mercancías por carretera.
• La hoja de ruta del transporte público de viajeros por carretera.

¿A quién afecta esta obligación?

La implantación del DeCA afecta a gran parte de la cadena de transporte y logística: empresas transportistas, operadores logísticos, gestores de flotas, agencias de transporte, intermediarios y empresas cargadoras que contratan servicios de transporte.

La obligación se aplica a los transportes interiores con origen y destino dentro del territorio español y a las operaciones de cabotaje realizadas en España. Los transportes internacionales continuarán utilizando la documentación establecida en los convenios internacionales correspondientes.

¿Quién debe generar el DeCA?

La confección del documento corresponde a:

• El cargador contractual, cuando la normativa le atribuya dicha obligación.
• El transportista efectivo, en los supuestos previstos legalmente.

Lo importante es que la información se transforme en un documento electrónico antes del inicio efectivo del servicio y quede disponible durante toda la operación de transporte.

Requisitos técnicos del DeCA

La Resolución de 5 de junio de 2026 establece una serie de requisitos técnicos que deben cumplir tanto los sistemas informáticos utilizados como los propios documentos electrónicos.

Generación electrónica desde el origen

El documento debe generarse de forma nativa en formato electrónico a partir de los datos del transporte. No se considera adecuado limitarse a escanear un documento previamente generado en papel.

Formato PDF

El DeCA debe materializarse en un fichero PDF electrónico. Debe contener los datos obligatorios del documento de control, incorporar metadatos de creación y modificación, respetar las especificaciones técnicas establecidas por la Administración y su tamaño máximo no podrá superar los 5 MB.

Integridad y autenticidad

Los sistemas utilizados deberán garantizar:

• La integridad de la información.
• La trazabilidad de los cambios realizados.
• La identificación de las modificaciones efectuadas.
• La conservación de un historial verificable de actuaciones.

Firma electrónica

La firma electrónica no es obligatoria para la validez del DeCA. Las normas reguladoras del documento de control no exigen firma para acreditar el transporte. No obstante, cuando el documento tenga además una finalidad contractual, podrán utilizarse mecanismos de firma electrónica avanzada o cualificada conforme al Reglamento eIDAS.

Código QR obligatorio

Cada DeCA deberá incorporar un código QR que permita acceder a una URL única asociada al documento.

URL segura y accesible

La dirección web vinculada al código QR deberá:

• Utilizar protocolo HTTPS.
• Emplear TLS 1.2 o superior.
• Permitir la descarga directa del documento.
• Estar disponible durante el plazo de conservación.
• No requerir usuario, contraseña ni pasos adicionales que dificulten una inspección.

Disponibilidad inmediata

La documentación deberá poder exhibirse ante los servicios de inspección de forma inmediata durante la realización del transporte.

Conservación documental

El cargador contractual y el transportista efectivo deberán conservar la documentación electrónica durante un plazo mínimo de un año, garantizando su accesibilidad e integridad.

¿Qué debe portar el conductor?

Aunque el DeCA debe existir en formato electrónico, la normativa permite que el conductor lleve una copia electrónica accesible desde un dispositivo móvil o una copia impresa en papel.

En ambos casos deberá figurar el correspondiente código QR para facilitar la verificación por parte de la inspección.

Modificaciones durante el transporte

La normativa prevé que determinados datos puedan modificarse una vez iniciado el servicio. En estos casos podrán utilizarse distintos procedimientos, siempre que se garantice la trazabilidad de los cambios:

• Actualizar el documento existente manteniendo la misma URL.
• Generar una nueva versión con nueva URL y nuevo QR.

El conductor deberá disponer siempre de la versión vigente del documento.

Agrupación de servicios

La resolución también permite agrupar varios servicios o expediciones en un único documento electrónico, siempre que la información correspondiente a cada transporte quede claramente identificada y accesible.

Excepción para plataformas eFTI

Las empresas que intercambien información mediante plataformas conformes al Reglamento europeo eFTI (Electronic Freight Transport Information) podrán acogerse al régimen previsto por dicha normativa europea, evitando determinadas obligaciones formales del formato DeCA regulado por la resolución española.

Un nuevo escenario para la gestión documental

La obligatoriedad del DeCA responde a la necesidad de modernizar la gestión documental del transporte. Los procesos basados en documentación física suelen generar:

• Retrasos administrativos.
• Duplicidad de tareas.
• Errores de transcripción.
• Costes de impresión y archivo.
• Dificultades de búsqueda y recuperación documental.

La digitalización contribuye a eliminar estas ineficiencias y a favorecer una gestión más ágil, segura y transparente.

Riesgos de retrasar la adaptación

La obligación de utilizar documentación digital será plenamente exigible a partir del 5 de octubre de 2026. Por ello, las empresas que no estén preparadas para trabajar con DeCA podrán enfrentarse a dificultades operativas, problemas de cumplimiento normativo y posibles sanciones derivadas del incumplimiento de la normativa de transporte aplicable.

Ventajas de implantar el DeCA

Mayor eficiencia operativa

La automatización reduce tareas manuales y minimiza errores administrativos.

Reducción de costes

Disminuyen los gastos asociados a la impresión, el almacenamiento y la gestión documental.

Trazabilidad completa

Toda la información queda centralizada y disponible para consulta inmediata.

Mayor seguridad jurídica

Los registros electrónicos permiten acreditar el historial documental y facilitar auditorías e inspecciones.

Mejor experiencia para clientes y colaboradores

La disponibilidad inmediata de la información mejora la comunicación y la capacidad de respuesta.

Cómo preparar a tu empresa para el DeCA

La adaptación debe abordarse como un proyecto de transformación digital y cumplimiento normativo. Los pasos recomendados son:

• Analizar los procesos documentales actuales.
• Identificar necesidades tecnológicas y de integración.
• Automatizar la generación de documentos de transporte.
• Implantar sistemas de trazabilidad y conservación documental.
• Formar a los equipos implicados.
• Dotar a conductores y gestores de herramientas de acceso móvil.
• Verificar el cumplimiento de los requisitos técnicos establecidos en la resolución del BOE.

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Si quieres preparar tu organización para la entrada en vigor del DeCA y convertir este cambio normativo en una oportunidad de mejora, en INCENTEA podemos ayudarte a diseñar una estrategia de digitalización adaptada a las necesidades de tu negocio.